Một mẫu báo giá rõ ràng là tài liệu cần thiết đối với những mặt hàng có giá biến động theo tuần, khối lượng lớn và chi phí vận chuyển đáng kể như vật tư. Mẫu báo giá này không chỉ giúp hoàn tất thủ tục mà còn bảo vệ bạn khi giá thép, xi măng hoặc dây cáp thay đổi giữa chừng.
Bài viết này cung cấp cho bạn cấu trúc đầy đủ của một bảng báo giá vật tư đạt chuẩn, mẫu bảng có thể copy dùng ngay và tải về, hướng dẫn điền chi tiết từng mục kèm lỗi thường gặp, các biến thể theo ngành (xây dựng, điện nước – cơ khí, nội thất), và gợi ý chọn giữa Word, Excel hay phần mềm báo giá.
Mẫu báo giá vật tư gồm những gì?
Một mẫu báo giá vật tư đầy đủ thường được chia thành ba phần chính: phần đầu cung cấp thông tin chung, phần giữa trình bày chi tiết danh mục vật tư và phần cuối nêu các điều khoản, cam kết giữa bên bán và bên mua. Cấu trúc này giúp báo giá minh bạch, dễ kiểm tra và hạn chế tranh chấp trong quá trình mua bán, giao nhận.
1. Phần đầu báo giá: Thông tin chung
Phần đầu có nhiệm vụ xác định rõ đơn vị nào đang báo giá, báo giá cho ai và văn bản được lập vào thời điểm nào. Đây là cơ sở để các bên đối chiếu thông tin khi trao đổi hoặc ký kết đơn hàng.
Thông tin của đơn vị báo giá, tức bên bán, thường bao gồm:
- Tên công ty hoặc cơ sở kinh doanh
- Địa chỉ trụ sở, văn phòng hoặc kho hàng
- Mã số thuế
- Số điện thoại, địa chỉ email và website nếu có
- Logo doanh nghiệp để tăng tính chuyên nghiệp và nhận diện thương hiệu.
Bên cạnh đó, báo giá vật tư cần thể hiện thông tin của khách hàng hoặc bên mua, chẳng hạn như:
- Tên công ty, tổ chức hoặc cá nhân mua hàng
- Địa chỉ công trình, dự án hoặc nơi nhận vật tư
- Họ tên người phụ trách
- Số điện thoại và email liên hệ khi cần thiết.
Ngoài thông tin của hai bên, phần đầu báo giá nên có các nội dung nhận diện văn bản như tiêu đề “BẢNG BÁO GIÁ VẬT TƯ”, số báo giá, ngày lập báo giá và lời mở đầu ngắn gọn. Lời mở đầu có thể nêu căn cứ lập báo giá, chẳng hạn theo yêu cầu mua hàng, danh mục vật tư được cung cấp hoặc hồ sơ mời chào giá của khách hàng.
2. Phần giữa báo giá: Bảng chi tiết vật tư
Bảng chi tiết vật tư là nội dung quan trọng nhất trong mẫu báo giá. Phần này cần liệt kê cụ thể từng mặt hàng, thông số kỹ thuật, số lượng và cách tính chi phí để người mua dễ dàng kiểm tra, so sánh với nhu cầu thực tế.
Một bảng báo giá vật tư thường có các cột sau:
- Số thứ tự
- Tên vật tư hoặc tên hàng hóa
- Mã hàng nếu doanh nghiệp có hệ thống mã nội bộ
- Chủng loại, quy cách hoặc thông số kỹ thuật
- Xuất xứ và nhà sản xuất nếu thông tin này cần thiết
- Đơn vị tính như cây, kg, mét, m², thùng, bộ hoặc cuộn
- Số lượng cần cung cấp. Đối với báo giá dự toán, số lượng có thể ghi là “tạm tính”
- Đơn giá bằng Việt Nam đồng, đồng thời ghi rõ giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế VAT
- Thành tiền, được tính theo công thức: Số lượng × Đơn giá
- Ghi chú về điều kiện đặc biệt, thời gian giao hàng, bảo hành hoặc các khoản phụ phí phát sinh.
Phần thông số kỹ thuật cần được trình bày càng cụ thể càng tốt. Tùy từng loại vật tư, nội dung có thể bao gồm kích thước, mác bê tông, loại thép, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách đóng gói hoặc nguồn gốc xuất xứ. Việc ghi rõ các thông tin này giúp tránh tình trạng hai bên hiểu khác nhau về cùng một tên hàng.
Sau danh sách vật tư, báo giá nên có các dòng tổng hợp chi phí gồm tổng tiền hàng, thuế giá trị gia tăng (VAT) theo mức thuế áp dụng và tổng cộng thanh toán. Nếu có chi phí vận chuyển, bốc xếp, lắp đặt hoặc phụ phí khác, doanh nghiệp cũng nên tách riêng để khách hàng dễ theo dõi.
3. Phần cuối báo giá: Điều khoản và xác nhận
Phần cuối báo giá vật tư làm rõ điều kiện giao dịch, trách nhiệm của các bên và thông tin xác nhận.
Điều kiện về giá:
- Giá đã hoặc chưa bao gồm VAT
- Chi phí vận chuyển, bốc xếp, lắp đặt
- Phạm vi áp dụng giá theo khu vực, công trình hoặc dự án.
Thời gian giao hàng:
- Thời gian dự kiến giao vật tư
- Tiến độ cung cấp theo từng đợt
- Mốc tính thời gian giao hàng, chẳng hạn từ ngày xác nhận đơn hàng hoặc nhận tạm ứng.
Phương thức thanh toán:
- Tỷ lệ và thời điểm tạm ứng
- Thời hạn thanh toán phần còn lại
- Điều kiện thanh toán: khi giao hàng, nghiệm thu hoặc theo tiến độ
- Hình thức thanh toán: chuyển khoản, tiền mặt hoặc công nợ.
Thời hạn hiệu lực của báo giá:
- Nêu rõ thời gian báo giá có giá trị
- Ví dụ: “Báo giá có hiệu lực trong 15 ngày kể từ ngày lập”.
Chính sách bảo hành và đổi trả:
- Thời gian bảo hành
- Điều kiện áp dụng bảo hành
- Quy trình đổi trả hoặc xử lý hàng lỗi
- Trách nhiệm thanh toán chi phí vận chuyển khi bảo hành, đổi trả.
Chữ ký và xác nhận:
- Người lập báo giá ký, ghi rõ họ tên và chức vụ
- Đại diện bên mua ký xác nhận nếu cần
- Đóng dấu công ty trong trường hợp doanh nghiệp yêu cầu.
Dưới đây là danh sách các mục bắt buộc và tùy chọn:
| Vị trí | Mục | Mức độ | Vì sao cần |
| Phần đầu | Logo, tên công ty, MST, địa chỉ, hotline, email | Bắt buộc | Thể hiện tính pháp nhân, giúp khách đối chiếu khi xuất hóa đơn |
| Phần đầu | Số báo giá (VD: BG-2026-014) | Bắt buộc | Tra cứu, tránh nhầm lẫn khi báo giá nhiều lần cho cùng 1 khách |
| Phần đầu | Ngày lập báo giá | Bắt buộc | Mốc tính thời hạn hiệu lực |
| Phần đầu | Thông tin bên nhận: công ty, người liên hệ, dự án/công trình | Bắt buộc | Gắn báo giá với đúng công trình, tránh áp nhầm đơn giá |
| Phần đầu | Lời chào & câu dẫn (“Trân trọng gửi Quý khách hàng báo giá…”) | Nên có | Tăng tính chuyên nghiệp |
| Phần thân | STT, Tên vật tư, Quy cách/Thông số | Bắt buộc | Vật tư dễ nhầm lẫn nếu không ghi quy cách (VD: thép D10 vs D12) |
| Phần thân | Xuất xứ / Thương hiệu | Bắt buộc | Cùng tên vật tư nhưng khác hãng thì giá chênh 20–40% |
| Phần thân | ĐVT (Đơn vị tính) | Bắt buộc | m, m², m³, kg, cây, bộ, cuộn, tấm… |
| Phần thân | Số lượng, Đơn giá, Thành tiền | Bắt buộc | Xương sống của bảng báo giá |
| Phần thân | Ghi chú theo dòng | Nên có | Ghi hàng đặt, hàng có sẵn, thời gian giao từng loại |
| Phần cuối | Cộng tiền hàng, VAT, Tổng cộng, Số tiền bằng chữ | Bắt buộc | Tránh tranh cãi về thuế và làm tròn |
| Phần cuối | Điều kiện giao hàng & chi phí vận chuyển | Bắt buộc | Vật tư khối lượng lớn, cước vận chuyển phải nêu rõ đã gồm hay chưa |
| Phần cuối | Điều kiện thanh toán | Bắt buộc | VD: 50% đặt cọc, 50% khi giao đủ hàng |
| Phần cuối | Thời hạn hiệu lực báo giá | Bắt buộc | Bảo vệ bạn khi giá vật tư biến động |
| Phần cuối | Bảo hành / tiêu chuẩn chất lượng, CO-CQ | Nên có | Quan trọng với vật tư cơ khí, điện |
| Phần cuối | Chữ ký, họ tên, chức vụ, dấu công ty | Bắt buộc | Tạo giá trị xác nhận |
Lưu ý: Báo giá không phải hợp đồng, nhưng khi khách hàng xác nhận bằng văn bản thì nó trở thành căn cứ đối chiếu khi có tranh chấp. Vì vậy hãy viết các điều khoản với diễn đạt rõ ràng, không gây khó hiểu.
Mẫu báo giá vật tư dạng bảng (dùng ngay)
Đây là mẫu tổng quát, phù hợp với đa số ngành. Bạn có thể copy trực tiếp vào Word/Excel và thay nội dung trong ngoặc vuông.
CÔNG TY …
Địa chỉ: …
Mã số thuế: …
Điện thoại/Email: …BẢNG BÁO GIÁ VẬT TƯ
Số: …/BGVT-…
Ngày: …/…/20…
Kính gửi: [Tên công ty / Quý khách hàng] Người liên hệ: [Họ tên] — [Chức vụ] — [SĐT] Công trình / Dự án: [Tên công trình, địa điểm]
Công ty [Tên công ty] trân trọng gửi Quý khách hàng bảng báo giá vật tư như sau:
| STT | Tên vật tư | Quy cách / Thông số | Xuất xứ | ĐVT | SL | Đơn giá (VNĐ) | Thành tiền (VNĐ) | Ghi chú |
| 1 | Thép thanh vằn | D10, CB300-V | Hòa Phát | Kg | 2.500 | 16.800 | 42.000.000 | Hàng có sẵn |
| 2 | Xi măng PCB40 | Bao 50kg | Hà Tiên | Bao | 300 | 92.000 | 27.600.000 | Giao 2 đợt |
| 3 | Cát xây tô | Sàng, hạt mịn | Đồng Nai | m³ | 40 | 380.000 | 15.200.000 | |
| 4 | Gạch ống | 8x8x18 | Bình Dương | Viên | 12.000 | 1.450 | 17.400.000 | |
| 5 | [Tên vật tư] | [Quy cách] | [Hãng] | [ĐVT] | ||||
| Cộng tiền hàng | 102.200.000 | |||||||
| Thuế GTGT ([X]%) | [Số tiền] | |||||||
| TỔNG CỘNG | [Số tiền] | |||||||
Số tiền bằng chữ: […………………]
ĐIỀU KHOẢN KÈM THEO
Đơn giá: đã/chưa bao gồm thuế GTGT [X]%.
Vận chuyển: [Đã bao gồm cước giao tới chân công trình trong bán kính XX km / Chưa bao gồm, tính riêng theo thực tế].
Thời gian giao hàng: [X] ngày kể từ ngày nhận đơn đặt hàng và tiền cọc.
Thanh toán: [50% đặt cọc khi ký đơn hàng, 50% còn lại khi giao đủ hàng].
Chất lượng: Vật tư mới 100%, đầy đủ CO-CQ, đúng chủng loại và quy cách nêu trên.
Hiệu lực báo giá: [15] ngày kể từ ngày lập. Sau thời hạn này, đơn giá được điều chỉnh theo giá thị trường.
| Bên nhận báo giá | Đại diện bên báo giá |
| (Ký, ghi rõ họ tên) | (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) |
| [Họ tên] — [Chức vụ] |
Tải file mẫu
Hướng dẫn điền từng mục trong báo giá vật tư
Nắm được cấu trúc mẫu báo giá là bước đầu tiên; điền thông tin chính xác và đầy đủ mới là yếu tố quyết định chất lượng văn bản. Phần này tập trung phân tích 11 mục thường dễ xảy ra sai sót khi lập báo giá vật tư, bao gồm vai trò của từng mục, hướng dẫn cách điền cụ thể và những lưu ý được đúc kết từ các tình huống tranh chấp thực tế.
1. Số báo giá
Số báo giá là mã định danh giúp bạn và khách hàng cùng nói về đúng một bản báo giá. Với vật tư — nơi một khách có thể nhận 4–5 bản chỉnh sửa trong vòng một tuần — đây là mục nhỏ nhưng chống nhầm lẫn hiệu quả nhất.
Cách điền:
- Dùng cấu trúc dễ tra: BG-2026-014 (theo năm và số thứ tự) hoặc BG-ABC-014 (theo mã khách hàng).
- Mỗi lần chỉnh sửa, thêm hậu tố phiên bản: BG-2026-014-R1, -R2.
- Ghi số báo giá ngay dưới tiêu đề, cùng dòng với ngày lập.
Lưu ý: Đừng dùng lại một số cho nhiều bản khác nhau. Lỗi này dẫn đến tình huống kinh điển: khách in bản giá thấp nhất và khẳng định đó là bản chính thức, còn bạn không có căn cứ nào để phản bác.
2. Tên vật tư và quy cách
Đây là mục quan trọng nhất trong toàn bộ bảng báo giá và cũng là mục bị làm ẩu nhiều nhất. Sai ở đây kéo theo sai đơn giá, sai đơn hàng và sai cả nghiệm thu.
Cách điền:
- Ghi đủ ba lớp thông tin: tên vật tư → quy cách/kích thước → mác hoặc tiêu chuẩn áp dụng.
- Ví dụ đạt: Thép thanh vằn D10, mác CB300-V, TCVN 1651-2:2018.
- Ví dụ chưa đạt: Thép D10 — không rõ mác, không rõ tiêu chuẩn, chênh lệch giá có thể tới 15%.
Lưu ý: Áp dụng nguyên tắc kiểm tra đơn giản — đưa dòng mô tả đó cho một người thứ ba, nếu họ ra cửa hàng mua được đúng thứ bạn định bán thì mục này mới đạt.
3. Xuất xứ / thương hiệu
Cùng một tên vật tư nhưng khác hãng, giá có thể chênh 20–40%. Cột xuất xứ tồn tại để khoản chênh đó không rơi vào vùng hiểu nhầm.
Cách điền:
- Ghi rõ tên hãng và nước sản xuất nếu là hàng nhập khẩu.
- Khi chưa chốt được hãng, ghi “Hòa Phát hoặc tương đương” và định nghĩa ngay “tương đương” là gì: cùng tiêu chuẩn kỹ thuật, cùng phân khúc giá, có CO-CQ đầy đủ.
Lưu ý: Tuyệt đối không để trống ô này. Khách hàng sẽ mặc định bạn báo giá hàng thương hiệu lớn, và khi giao hàng phổ thông thì bạn là bên phải giải thích.
4. Đơn vị tính (ĐVT)
Vật tư là nhóm hàng có đơn vị tính lệch nhau nhiều nhất giữa các nhà cung cấp, nên đây là nguồn tranh cãi thầm lặng nhưng tốn kém.
Cách điền:
- Chọn một chuẩn và dùng nhất quán trong cả bảng lẫn các báo giá về sau.
- Với hàng bán theo bó/cuộn/cây, ghi kèm quy đổi: Cây 4m, Cuộn 100m, Bao 50kg.
- Vài cặp hay lệch: cát (m³ vs khối), xi măng (bao vs tấn), dây điện (mét vs cuộn), thép (kg vs cây).
Lưu ý: Nếu khách gửi yêu cầu bằng ĐVT khác với chuẩn của bạn, hãy giữ ĐVT của khách trong bảng báo giá và thêm cột quy đổi — thay vì bắt khách tự tính lại.
5. Số lượng
Số lượng quyết định tổng giá trị đơn hàng, nhưng phần lớn trường hợp lại do khách cung cấp từ bảng bóc tách của họ.
Cách điền:
- Ghi đúng khối lượng khách yêu cầu, không tự làm tròn lên.
- Nếu số lượng do khách đưa, bổ sung ghi chú: “Khối lượng theo yêu cầu của Quý khách, chưa qua bóc tách của chúng tôi.”
- Nếu bạn tự bóc tách, ghi rõ căn cứ: theo bản vẽ số mấy, ngày nào.
Lưu ý: Một dòng ghi chú về nguồn gốc khối lượng giúp bạn không phải chịu trách nhiệm khi khách bóc thiếu và công trình phải đặt bù giữa chừng.
6. Đơn giá
Đơn giá là mục khách hàng nhìn đầu tiên và cũng là mục dễ khiến bạn mất lợi nhuận nhất nếu diễn đạt thiếu.
Cách điền:
- Ghi đơn giá tại thời điểm lập báo giá, kèm chú thích đã hay chưa bao gồm thuế GTGT ngay dưới bảng.
- Với vật tư biến động mạnh (thép, đồng, nhôm, nhựa), thêm điều khoản trượt giá: “Đơn giá được điều chỉnh nếu giá nguyên liệu thị trường biến động trên 5% tại thời điểm giao hàng.”
- Nếu có chiết khấu theo sản lượng, tách thành dòng riêng thay vì trừ ngầm vào đơn giá.
Lưu ý: Không bao giờ để trạng thái VAT ở dạng ngầm hiểu. Đây là nguyên nhân số một khiến bên bán phải gánh 8–10% giá trị đơn hàng.
7. Thành tiền và tổng cộng
Phần tính toán tưởng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến độ tin cậy của cả bản báo giá.
Cách điền:
- Trên Excel, đặt công thức =Số lượng * Đơn giá cho từng dòng và =SUM() cho dòng cộng tiền hàng — không gõ tay.
- Định dạng số có dấu phân cách hàng nghìn, thống nhất đơn vị VNĐ trong toàn bảng.
- Luôn ghi số tiền bằng chữ dưới dòng tổng cộng.
Lưu ý: Một lỗi cộng nhầm làm mất uy tín nhanh hơn bất kỳ điều gì khác trong bảng báo giá — khách sẽ nghi ngờ cả những con số đúng còn lại.
8. Thuế GTGT
Dòng thuế cần rõ ràng đến mức khách hàng không phải hỏi lại, và kế toán hai bên đối chiếu được ngay khi xuất hóa đơn.
Cách điền:
- Tách riêng ba dòng: Cộng tiền hàng → Thuế GTGT → Tổng cộng.
- Ghi rõ thuế suất áp dụng cho nhóm hàng của bạn, tính trên phần cộng tiền hàng.
- Nếu bảng có nhiều nhóm hàng chịu thuế suất khác nhau, tách thành các dòng thuế riêng thay vì gộp chung một dòng.
Lưu ý: Thuế suất phụ thuộc nhóm hàng hóa và chính sách thuế đang hiệu lực tại thời điểm lập báo giá, nên hãy kiểm tra quy định hiện hành hoặc xác nhận với kế toán trước khi điền con số cụ thể.
9. Điều kiện giao hàng và vận chuyển
Đây là mục đặc thù nhất của báo giá vật tư. Hàng khối lượng lớn, cồng kềnh, giao tại công trình — chi phí logistics có thể chiếm 5–15% giá trị đơn hàng.
Cách điền: nêu đủ năm thông tin —
- Giao tới đâu: kho khách hay chân công trình, kèm địa chỉ cụ thể.
- Ai bốc xếp: bên bán, bên mua, hay chia đôi.
- Có nâng hạ lên tầng không, và tính phí thế nào.
- Bán kính được miễn phí vận chuyển.
- Cước phát sinh ngoài bán kính đó, tính theo km hay theo chuyến.
Lưu ý: Một đơn 40m³ cát đá đổ tại vỉa hè và cũng đơn đó phải chuyển lên tầng 3 là hai bài toán chi phí hoàn toàn khác nhau. Nếu chưa khảo sát mặt bằng, hãy ghi “chi phí vận chuyển tạm tính, chốt lại sau khi khảo sát lối vào công trình”.
10. Thời hạn hiệu lực
Thời hạn hiệu lực là điều khoản bảo vệ biên lợi nhuận của bạn trước biến động giá nguyên liệu.
Cách điền:
- Ghi bằng số ngày cụ thể: “Báo giá có hiệu lực 15 ngày kể từ ngày lập.”
- Nêu luôn điều gì xảy ra sau thời hạn: đơn giá được điều chỉnh theo giá thị trường tại thời điểm đặt hàng.
- Tham khảo bảng thời hạn theo từng nhóm vật tư ở phần câu hỏi thường gặp bên dưới.
Lưu ý: Tránh các cách diễn đạt mơ hồ như “trong thời gian ngắn” hay “theo thỏa thuận” — chúng không có giá trị khi cần đối chiếu.
11. Chữ ký, dấu và cách gửi file
Mục cuối quyết định bản báo giá có giá trị xác nhận hay chỉ là một file tham khảo.
Cách điền:
- Người ký phải là người có thẩm quyền chốt giá, ghi rõ họ tên và chức vụ dưới chữ ký.
- Chừa sẵn ô ký xác nhận cho bên nhận báo giá.
- Với báo giá gửi qua email, dùng chữ ký scan hoặc chữ ký số và xuất ra PDF trước khi gửi.
Lưu ý: Không gửi file Word/Excel bản gốc cho khách. File gốc có thể bị chỉnh sửa, và khi phát sinh tranh chấp thì bạn không chứng minh được đâu là con số mình đã báo.
Cần báo giá vật tư điện
cho nhà máy?
Gửi thông số tải qua Phiếu yêu cầu – TD-Corp tư vấn
tiết diện phù hợp và báo giá trong 4 giờ làm việc.
Hoặc gọi Hotline: 0909 057 485
Mẫu báo giá vật tư theo từng ngành khác nhau thế nào?
Khung báo giá vật tư cơ bản gồm ba phần: thông tin chung, bảng chi tiết vật tư và điều khoản xác nhận. Tuy nhiên, tùy từng ngành, nội dung trong bảng chi tiết và các điều khoản kỹ thuật có thể được điều chỉnh để phù hợp với đặc thù sản phẩm, tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu giao nhận. Dưới đây là những điểm khác biệt chính giữa ba nhóm ngành phổ biến.
Vật tư xây dựng/vật liệu xây dựng
Đặc thù: khối lượng lớn, giá biến động theo tuần, chi phí vận chuyển chiếm tỷ trọng đáng kể, thường giao nhiều đợt theo tiến độ công trình.
Cột cần thêm: Mác/Tiêu chuẩn (CB300-V, PCB40, M250), Đợt giao hàng, Khối lượng quy đổi (tấn ↔ cây, m³ ↔ tấn).
| STT | Tên vật tư | Mác / Tiêu chuẩn | Xuất xứ | ĐVT | SL | Đơn giá | Thành tiền | Đợt giao |
| 1 | Thép cuộn | CB240-T, Ø6 | Hòa Phát | Kg | 1.200 | 16.500 | 19.800.000 | Đợt 1 |
| 2 | Bê tông tươi | M250, độ sụt 12±2 | Trạm [X] | m³ | 45 | 1.180.000 | 53.100.000 | Đợt 2 |
Điều khoản riêng cần có:
- Điều khoản trượt giá: “Đơn giá thép/xi măng được chốt tại thời điểm đặt hàng từng đợt theo giá niêm yết của nhà máy.”
- Hao hụt: nêu rõ tỷ lệ hao hụt cho phép với cát, đá, gạch.
- Điều kiện mặt bằng: đường vào công trình cho xe mấy tấn, có cần trung chuyển không.
Vật tư điện nước, cơ khí
Đặc thù: nhiều mã hàng nhỏ, khác biệt nằm ở thông số kỹ thuật, yêu cầu chứng nhận chất lượng và bảo hành rõ ràng.
Cột cần thêm: Mã hàng (Part No.), Thông số kỹ thuật, Tiêu chuẩn/Chứng chỉ, Bảo hành.
| STT | Tên vật tư | Mã hàng | Thông số | Hãng | ĐVT | SL | Đơn giá | Thành tiền | BH |
| 1 | Cáp điện Cu/XLPE/PVC | CVV-3×25+1×16 | 0,6/1kV | Cadivi | m | 250 | 285.000 | 71.250.000 | 12T |
| 2 | Ống PPR | PN20, Ø32 | Chịu nhiệt 95°C | Bình Minh | Cây 4m | 60 | 132.000 | 7.920.000 | 10 năm |
| 3 | Van bi tay gạt | BV-DN50 | Inox 304, PN16 | [Hãng] | Cái | 12 | 850.000 | 10.200.000 | 12T |
Điều khoản riêng cần có:
- CO-CQ: cam kết cung cấp Chứng nhận xuất xứ và Chứng nhận chất lượng theo lô.
- Phân biệt rõ hàng có sẵn và hàng đặt (lead time thường 2–8 tuần với thiết bị nhập khẩu).
- Phạm vi báo giá: chỉ cấp vật tư hay bao gồm cả nhân công lắp đặt, đấu nối, thử áp.
- Chính sách đổi trả với hàng lẻ, hàng cắt theo mét (thường không nhận trả lại).
Vật tư nội thất
Đặc thù: nhiều hạng mục làm theo kích thước riêng, giá phụ thuộc bề mặt hoàn thiện và phụ kiện, khách hàng quan tâm mẫu mã hơn thông số.
Cột cần thêm: Kích thước (D×R×C), Vật liệu cốt, Bề mặt hoàn thiện, Phụ kiện đi kèm, Hình ảnh minh họa.
| STT | Hạng mục | Kích thước (mm) | Cốt / Bề mặt | Phụ kiện | ĐVT | SL | Đơn giá | Thành tiền |
| 1 | Tủ bếp trên | 2400×350×700 | MDF chống ẩm / Acrylic bóng | Bản lề Blum giảm chấn | m dài | 2,4 | 4.500.000 | 10.800.000 |
| 2 | Tủ bếp dưới | 2400×600×810 | MDF chống ẩm / Acrylic | Ray âm giảm chấn | m dài | 2,4 | 5.200.000 | 12.480.000 |
| 3 | Mặt đá bếp | 2400×600×18 | Đá nhân tạo [hãng] | — | m dài | 2,4 | 2.800.000 | 6.720.000 |
Điều khoản riêng cần có:
- Đơn vị tính theo mét dài hay mét vuông phủ bì — phải định nghĩa rõ vì đây là nguồn tranh cãi số một trong ngành nội thất.
- Kích thước tạm tính theo bản vẽ, chốt lại sau khi đo đạc thực tế tại công trình.
- Sai lệch màu sắc: mẫu vật liệu thực tế có thể chênh nhẹ so với hình ảnh/catalogue.
- Tách bạch chi phí vật tư – gia công – lắp đặt nếu khách yêu cầu.
Nên dùng file Word, Excel hay phần mềm để lập báo giá vật tư?
Câu trả lời phụ thuộc vào số lượng báo giá bạn phát hành mỗi tháng và số dòng vật tư trong mỗi bảng.
| Tiêu chí | Word | Excel | Phần mềm báo giá |
| Trình bày đẹp, có logo, letterhead | Rất tốt | Khá, cần căn chỉnh thủ công | Tốt, theo mẫu dựng sẵn |
| Tự động tính tổng, VAT, chiết khấu | Không có | Rất tốt, dùng công thức | Rất tốt, tính tự động |
| Bảng dài 50–200 dòng vật tư | Kém, dễ vỡ layout | Rất tốt | Rất tốt |
| Lưu bảng giá gốc, tự điền đơn giá | Không có | Khá, cần dựng VLOOKUP | Rất tốt, có danh mục vật tư |
| Quản lý lịch sử báo giá theo khách | Không có | Hạn chế, phải tự đặt tên file | Rất tốt |
| Theo dõi trạng thái: đã gửi / đã chốt | Không có | Kém, phải ghi tay | Rất tốt |
| Nhiều người cùng làm, phân quyền giá | Không có | Hạn chế | Rất tốt, phân quyền theo vai trò |
| Chi phí | Miễn phí | Miễn phí | Trả phí theo tháng/user |
| Thời gian bắt đầu dùng | Ngay | Ngay | 1–2 tuần setup |
Chọn thế nào cho đúng:
- Dùng Word khi bạn báo giá dưới 10 dòng vật tư, ít phát sinh sửa đổi, và cần một bản trình bày đẹp gửi khách lẻ. Điền xong nhớ xuất PDF.
- Dùng Excel — lựa chọn phù hợp với đa số doanh nghiệp vật tư vừa và nhỏ. Mẹo: tạo một sheet DANH MỤC chứa bảng giá gốc, rồi dùng VLOOKUP hoặc XLOOKUP để tự động kéo tên, ĐVT, đơn giá sang sheet báo giá. Bạn sẽ giảm được 80% thời gian nhập liệu và gần như loại bỏ lỗi sai giá.
- Dùng phần mềm khi bạn phát hành trên 30 báo giá/tháng, có nhiều nhân viên kinh doanh cùng báo giá cho một tệp khách, hoặc cần biết tỷ lệ báo giá chuyển thành đơn hàng. Lúc này vấn đề không còn là “làm ra bảng báo giá” mà là “quản lý cả vòng đời báo giá”.
Quy trình lai được nhiều đơn vị áp dụng: giữ bảng giá gốc và công thức trên Excel/Google Sheets (dễ cập nhật khi giá thị trường đổi), xuất bản báo giá cuối cùng ra PDF để gửi khách, và lưu lại theo mã số báo giá trong một thư mục dùng chung.
Một mẫu báo giá vật tư tốt không cần cầu kỳ, nhưng phải đầy đủ và không mơ hồ. Ba điều đáng nhớ nhất:
- Đủ 3 phần: định danh hai bên → bảng chi tiết vật tư → điều khoản và xác nhận. Thiếu phần nào cũng để lại lỗ hổng.
- Rõ ở 4 chỗ dễ mất tiền nhất: quy cách/xuất xứ vật tư, đơn vị tính, VAT đã gồm hay chưa, và chi phí vận chuyển – bốc xếp.
- Luôn ghi thời hạn hiệu lực bằng số ngày cụ thể, đặc biệt với nhóm vật tư có giá biến động như thép, đồng, nhôm, nhựa.
Hãy tải mẫu Word/Excel ở phần trên, chỉnh lại theo ngành của bạn một lần duy nhất, rồi lưu thành file gốc để dùng lâu dài. Nếu bạn đang gửi hơn 30 báo giá mỗi tháng, đây là thời điểm hợp lý để cân nhắc chuyển sang một công cụ quản lý báo giá thay vì tiếp tục copy file thủ công.
FAQs
- Báo giá vật tư có bắt buộc phải có VAT không? Không bắt buộc phải hiển thị dòng VAT, nhưng bắt buộc phải nêu rõ đơn giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế GTGT. Đây là điểm gây tranh chấp phổ biến nhất: khách hiểu là giá cuối, bên bán hiểu là giá chưa thuế, và khoản chênh lệch đó thường bị bên bán gánh.
Nếu bạn là doanh nghiệp kê khai thuế GTGT và khách cần hóa đơn, hãy tách riêng ba dòng: cộng tiền hàng, thuế GTGT, tổng cộng. Thuế suất áp dụng tùy nhóm hàng hóa và chính sách thuế đang hiệu lực tại thời điểm lập báo giá, nên bạn cần kiểm tra quy định hiện hành hoặc hỏi kế toán trước khi ghi con số cụ thể. Với hộ kinh doanh hoặc trường hợp không xuất hóa đơn GTGT, ghi rõ “Đơn giá không bao gồm thuế GTGT, không xuất hóa đơn đỏ” để khách chủ động cân nhắc. - Báo giá vật tư khác báo giá vật liệu xây dựng thế nào?Về cấu trúc, hai loại gần như giống nhau. Khác biệt nằm ở phạm vi:
- Vật tư là khái niệm rộng hơn, bao gồm mọi nguyên vật liệu, phụ kiện, thiết bị đầu vào phục vụ sản xuất hoặc thi công — từ thép, xi măng đến dây cáp điện, ống nước, bản lề, ốc vít, thậm chí vật tư tiêu hao như que hàn, băng keo.
- Vật liệu xây dựng là một nhánh của vật tư, chỉ gồm nhóm vật liệu tạo nên kết cấu và hoàn thiện công trình: sắt thép, xi măng, cát đá, gạch, sơn, ngói…
Hệ quả thực tế: bảng báo giá vật liệu xây dựng thường ít mã hàng nhưng khối lượng lớn, nhấn mạnh mác/tiêu chuẩn và tiến độ giao từng đợt. Bảng báo giá vật tư nói chung có thể chứa hàng trăm mã lẻ, cần thêm cột mã hàng và thông số kỹ thuật để tránh nhầm lẫn.
- Thời hạn hiệu lực báo giá vật tư thường bao lâu? Phổ biến là 7–30 ngày, tùy mức độ biến động giá của nhóm hàng. Nếu bạn không muốn để thời hạn quá ngắn (dễ gây cảm giác thiếu ổn định), hãy để 15 ngày nhưng bổ sung điều khoản trượt giá: đơn giá được điều chỉnh nếu giá nguyên liệu thị trường biến động vượt một ngưỡng phần trăm nhất định tại thời điểm giao hàng. Cách này vừa giữ được thiện cảm với khách, vừa bảo vệ biên lợi nhuận của bạn.
