Trong nhà máy, vật tư vận hành như PPE, vật tư vệ sinh, văn phòng phẩm và hàng tiêu hao được sử dụng mỗi ngày nhưng không trực tiếp cấu thành sản phẩm. Vì danh mục lớn và mua lặp lại thường xuyên, doanh nghiệp cần quản lý tốt SKU, mức tiêu hao và nguồn cung để kiểm soát chi phí MRO hiệu quả hơn.
Vật tư vận hành là gì?
Vật tư vận hành là các vật tư, hàng tiêu hao và thiết bị hỗ trợ được sử dụng hàng ngày để duy trì hoạt động của nhà máy nhưng không trực tiếp cấu thành sản phẩm cuối cùng.
Vật tư vận hành là một phần trong hệ thống MRO – bảo trì, sửa chữa và vận hành của doanh nghiệp.
Nhóm này thường gồm PPE, vật tư vệ sinh, văn phòng phẩm, vật tư đóng gói và các loại vật tư tiêu hao phục vụ hoạt động sản xuất, kho và văn phòng.
Các nhóm vật tư vận hành phổ biến trong nhà máy
Danh mục vật tư vận hành có thể khác nhau tùy ngành sản xuất, quy mô nhà máy và cách doanh nghiệp tổ chức mua hàng. Tuy nhiên, phần lớn có thể chia thành bốn nhóm phổ biến dưới đây.
| Nhóm vật tư | Sản phẩm thường gặp | Vai trò chính |
|---|---|---|
| An toàn và bảo hộ lao động | Mũ, kính, găng tay, giày bảo hộ, khẩu trang, dây đai | Hỗ trợ bảo vệ người lao động trong quá trình làm việc |
| Vệ sinh và cơ sở vật chất | Hóa chất vệ sinh, giấy lau, cây lau, chổi, túi rác, máy hút bụi | Duy trì vệ sinh nhà xưởng và môi trường làm việc |
| Hành chính và văn phòng | Giấy, mực in, bút, sổ, hồ sơ, dụng cụ văn phòng | Phục vụ ghi chép, in ấn và quản lý nội bộ |
| Vật tư tiêu hao vận hành | Băng keo, dây rút, pin, nhãn, bao bì, màng bọc | Hỗ trợ hoạt động sản xuất, kho và vận hành hàng ngày |
1. Vật tư an toàn và bảo hộ lao động
Đây là nhóm vật tư quen thuộc tại nhà máy, công trường, kho hàng và các khu vực sản xuất có yêu cầu về an toàn.
Một số sản phẩm phổ biến gồm:
Với nhóm này, doanh nghiệp không nên chỉ chọn sản phẩm theo giá. Mỗi môi trường làm việc có yêu cầu khác nhau về khả năng bảo vệ, độ bền và thông số sử dụng.
Việc chuẩn hóa danh mục PPE giúp hạn chế tình trạng cùng một nhu cầu nhưng mỗi bộ phận lại sử dụng một mã hoặc thương hiệu khác nhau.
2. Vật tư vệ sinh và duy trì môi trường làm việc
Nhà xưởng, kho hàng, khu vực sản xuất và văn phòng đều cần được vệ sinh thường xuyên để duy trì môi trường làm việc ổn định.
Nhóm này thường gồm hóa chất vệ sinh như dung dịch lau sàn, hóa chất tẩy dầu mỡ, nước lau kính và nước rửa tay; dụng cụ vệ sinh như chổi, cây lau nhà, cọ rửa và máy hút bụi; cùng các vật tư tiêu hao như giấy lau tay, khăn lau công nghiệp và túi rác.
Đây là nhóm được mua lặp lại khá thường xuyên. Nếu danh mục không được chuẩn hóa, doanh nghiệp dễ phát sinh nhiều SKU có cùng công dụng nhưng khác thương hiệu hoặc quy cách.
Cần báo giá vật tư điện
cho nhà máy?
Gửi thông số tải qua Phiếu yêu cầu – TD-Corp tư vấn
tiết diện phù hợp và báo giá trong 4 giờ làm việc.
Hoặc gọi Hotline: 0909 057 485
3. Vật tư hành chính và văn phòng
Dù hoạt động chính là sản xuất, nhà máy vẫn có nhiều công việc hành chính như in ấn, lưu trữ hồ sơ, quản lý chứng từ và ghi nhận thông tin.
Các sản phẩm thường gặp gồm:
Giá trị mỗi sản phẩm có thể nhỏ, nhưng khi nhiều phòng ban cùng sử dụng thì tổng lượng mua hàng tháng vẫn đáng kể.
4. Vật tư tiêu hao hỗ trợ vận hành nhà máy
Ngoài PPE, vệ sinh và văn phòng phẩm, nhà máy còn sử dụng nhiều loại vật tư tiêu hao khác để duy trì hoạt động hàng ngày.
Danh mục có thể gồm băng keo công nghiệp, dây rút, pin, nhãn, túi, màng bọc, bao bì và một số vật tư điện phục vụ vận hành.
Ở những nhà máy có dây chuyền điện tử hoặc thiết bị điều khiển, doanh nghiệp còn có thể phát sinh nhu cầu về vật tư và linh kiện điện tử với yêu cầu kỹ thuật cụ thể hơn.
Danh mục này sẽ khác nhau đáng kể giữa từng ngành. Chẳng hạn, nhu cầu vật tư cho ngành công nghiệp nặng thường tập trung nhiều vào thiết bị, cơ điện và bảo trì, trong khi vật tư ngành dệt may còn gắn với linh kiện máy may, dụng cụ cắt, vật tư đóng gói và nhiều loại consumables khác.
Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng danh mục dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế thay vì áp dụng một danh sách cố định.
Vì sao chi phí vật tư vận hành thường khó kiểm soát?
Vật tư vận hành thường có giá trị đơn vị không lớn nên đôi khi không được theo dõi sát như nguyên vật liệu sản xuất hoặc thiết bị có giá trị cao.
Tuy nhiên, vấn đề xuất hiện khi doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn SKU, mua từ nhiều nhà cung cấp và thường xuyên phát sinh các đơn hàng nhỏ.
Một đơn hàng vật tư dù giá trị không cao vẫn có thể kéo theo các công việc như tìm nhà cung cấp, yêu cầu báo giá, so sánh giá, tạo đơn đặt hàng, theo dõi giao hàng, kiểm tra chứng từ và đối soát hóa đơn.
Nếu quy trình này lặp lại nhiều lần mỗi tháng, chi phí quản lý mua hàng có thể tăng đáng kể.
Bên cạnh đó, danh mục không được chuẩn hóa còn dễ dẫn đến SKU trùng công dụng, khó theo dõi mức tiêu hao hoặc tình trạng một số mã tồn nhiều nhưng những mã khác lại thường xuyên thiếu.
Tổng chi phí mua vật tư vận hành gồm những gì?
Khi đánh giá hiệu quả mua hàng, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào đơn giá từng sản phẩm mà nên xem xét tổng chi phí sở hữu – Total Cost of Ownership (TCO).
| Nhóm chi phí | Nội dung thường phát sinh |
|---|---|
| Giá mua sản phẩm | Đơn giá, MOQ, điều kiện thương mại, chiết khấu |
| Chi phí vận chuyển | Giao hàng, giao gấp, giao nhiều lần hoặc nhiều địa điểm |
| Chi phí lưu kho | Không gian kho, vốn tồn kho, hàng dư hoặc ít sử dụng |
| Chi phí mua hàng | Sourcing, RFQ, so sánh báo giá, xử lý PO |
| Chi phí hành chính | Kiểm tra chứng từ, hóa đơn, đối soát và thanh toán |
| Chi phí do mua phân tán | Nhiều nhà cung cấp, đơn hàng nhỏ, nhu cầu không được gom |
| Chi phí phát sinh | Mua gấp, thiếu hàng, mua sai hoặc SKU trùng công dụng |
Ví dụ, một sản phẩm từ nhà cung cấp A có thể rẻ hơn một chút so với nhà cung cấp B. Nhưng nếu doanh nghiệp phải phát sinh thêm một PO, một lần giao hàng và một hóa đơn riêng thì tổng chi phí thực tế chưa chắc đã thấp hơn.
Vì vậy, doanh nghiệp nên đánh giá đồng thời giá mua và chi phí vận hành quy trình procurement.
Làm thế nào để tối ưu mua sắm vật tư vận hành?
Chuẩn hóa danh mục SKU
Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc rà soát danh sách vật tư đang sử dụng: sản phẩm nào có cùng công dụng, SKU nào được mua thường xuyên, mã nào ít sử dụng và những quy cách nào có thể chuẩn hóa giữa nhiều phòng ban.
Danh mục càng gọn, purchasing càng dễ tổng hợp nhu cầu và theo dõi mức tiêu hao.
Theo dõi mức sử dụng
Những vật tư mua thường xuyên nên được theo dõi theo phòng ban, dây chuyền, khu vực hoặc nhà máy.
Dữ liệu tiêu hao giúp doanh nghiệp biết nhóm nào được sử dụng nhiều, thời điểm nào cần bổ sung và đâu là các SKU có thể tối ưu.
Gom nhu cầu theo chu kỳ
Với những mặt hàng có mức sử dụng tương đối ổn định, doanh nghiệp có thể gom nhu cầu theo tuần, nửa tháng hoặc tháng thay vì xử lý từng yêu cầu nhỏ lẻ.
Cách này giúp giảm số lượng RFQ, PO, lần giao hàng và hóa đơn phải xử lý. Khi cần chuẩn hóa nội dung gửi nhà cung cấp, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo mẫu báo giá vật tư để tổ chức thông tin sản phẩm, số lượng và yêu cầu kỹ thuật rõ ràng hơn.
Giảm số lượng đầu mối ở những nhóm hàng phù hợp
Doanh nghiệp vẫn có thể cần nhà cung cấp chuyên biệt cho linh kiện kỹ thuật hoặc mặt hàng đặc thù. Tuy nhiên, với các nhóm phổ thông như PPE, vệ sinh, văn phòng phẩm hoặc consumables, sử dụng quá nhiều nhà cung cấp có thể làm quy trình mua hàng trở nên phức tạp.
Doanh nghiệp có thể gom một phần nhu cầu về số lượng đầu mối ít hơn, đặc biệt với những nhóm hàng mua thường xuyên và dễ chuẩn hóa.
Khi nào mô hình cung ứng tập trung phù hợp?
Mô hình cung ứng tập trung phù hợp với doanh nghiệp có nhiều SKU MRO, nhiều nhà cung cấp và thường xuyên phát sinh các đơn hàng giá trị nhỏ. Khi purchasing phải xử lý nhiều RFQ, PO, lần giao hàng và hóa đơn cho các mặt hàng phổ thông, việc gom một phần nhu cầu về ít đầu mối hơn có thể giúp đơn giản hóa quy trình và kiểm soát chi phí tốt hơn. Doanh nghiệp không cần chuyển toàn bộ MRO sang một nhà cung cấp mà nên ưu tiên những nhóm hàng mua lặp lại, dễ chuẩn hóa và đang có nguồn cung phân tán.
Giải pháp cung ứng vật tư vận hành tập trung cùng TD-Corp
Với doanh nghiệp đang có danh mục MRO phân tán, một hướng tiếp cận là tổng hợp nhiều nhóm nhu cầu về cùng một đầu mối cung ứng. TD-Corp phát triển mô hình One-Stop Shop nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xử lý nhiều nhóm vật tư MRO trên cùng một quy trình mua hàng.
Thay vì gửi yêu cầu riêng cho nhiều nhà cung cấp, phòng mua hàng có thể gửi BOM, RFQ hoặc danh sách vật tư để kiểm tra danh mục và tổng hợp báo giá. Các nhóm nhu cầu như PPE, vật tư vệ sinh, văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao và một số sản phẩm hỗ trợ vận hành có thể được tổng hợp trên cùng một đầu mối.
Với những vật tư mua lặp lại, doanh nghiệp cũng có thể phối hợp rà soát danh mục và xây dựng chu kỳ cung ứng dựa trên mức tiêu hao thực tế. Cách tiếp cận này hướng đến việc giảm giao dịch mua hàng phân tán, đơn giản hóa quá trình theo dõi đơn hàng và tăng khả năng kiểm soát tổng chi phí vật tư.
Cần báo giá vật tư điện
cho nhà máy?
Gửi thông số tải qua Phiếu yêu cầu – TD-Corp tư vấn
tiết diện phù hợp và báo giá trong 4 giờ làm việc.
Hoặc gọi Hotline: 0909 057 485
Kết luận
Vật tư vận hành tuy có giá trị đơn vị không lớn nhưng xuất hiện ở hầu hết hoạt động hàng ngày của nhà máy. Thay vì chỉ so sánh đơn giá, doanh nghiệp nên chuẩn hóa danh mục, theo dõi mức tiêu hao và giảm sự phân tán trong mua hàng để kiểm soát tổng chi phí MRO hiệu quả hơn.
FAQs
- Vật tư vận hành là gì? Vật tư vận hành là các vật tư, hàng tiêu hao và sản phẩm hỗ trợ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp nhưng không trực tiếp trở thành một phần của thành phẩm. Ví dụ gồm PPE, vật tư vệ sinh, văn phòng phẩm, bao bì và các loại consumables.
- Vật tư vận hành có thuộc MRO không? Có. Vật tư vận hành là một phần trong hệ thống MRO – bảo trì, sửa chữa và vận hành của doanh nghiệp.
- Vật tư vận hành nhà máy gồm những gì? Danh mục thường gồm thiết bị bảo hộ lao động, vật tư vệ sinh, hóa chất, văn phòng phẩm, băng keo, dây rút, pin, nhãn, bao bì và nhiều loại vật tư tiêu hao khác tùy ngành sản xuất.
- Tại sao chi phí vật tư vận hành khó kiểm soát? Nguyên nhân thường nằm ở số lượng SKU lớn, nhiều nhà cung cấp và tần suất mua cao. Khi doanh nghiệp phát sinh nhiều RFQ, PO, giao hàng và hóa đơn nhỏ, chi phí xử lý cũng tăng theo.
- Làm sao để tối ưu chi phí mua vật tư vận hành? Doanh nghiệp có thể chuẩn hóa SKU, theo dõi mức tiêu hao, gom nhu cầu theo chu kỳ và giảm số lượng nhà cung cấp ở những nhóm phù hợp. Nên đánh giá cả tổng chi phí sở hữu thay vì chỉ so sánh đơn giá.
- Có nên mua toàn bộ vật tư MRO từ một nhà cung cấp không? Không nhất thiết. Những mặt hàng kỹ thuật đặc thù vẫn có thể cần nhà cung cấp chuyên biệt. Mô hình cung ứng tập trung phù hợp hơn với nhóm hàng phổ thông, mua thường xuyên và có khả năng chuẩn hóa.
- Khi nào doanh nghiệp nên gom nguồn cung MRO? Doanh nghiệp nên cân nhắc khi có quá nhiều SKU, nhiều nhà cung cấp, nhiều đơn hàng nhỏ hoặc purchasing đang dành nhiều thời gian xử lý các mặt hàng phổ thông.
- TD-Corp hỗ trợ cung ứng vật tư vận hành như thế nào? TD-Corp triển khai mô hình cung ứng MRO theo hướng One-Stop Shop. Doanh nghiệp có thể gửi BOM, RFQ hoặc danh sách vật tư để kiểm tra danh mục, tổng hợp báo giá và xem xét phương án gom nhiều nhóm sản phẩm về cùng một đầu mối.
